INTERPRETACION DE MANUALES DE LA ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS DE LA EMPRESA

En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que marcan el camino hacia el éxito o hacia el fracaso. Ellos son su Organización y los Procedimientos Administrativos que determinan su ordenamiento interno para el logro de una operatividad eficiente.
Organización y Métodos, es el área de la Organización que se ocupa de analizar los Problemas Estructurales y los Procedimientos de la Empresa a fin de optimizar su infraestructura para el logro de los objetivos preestablecidos.
Para llevarlo a la práctica se han desarrollado técnicas que, por su especialidad, especificidad y complejidad requieren el aporte de especialistas. Existe una técnica que se orienta a optimizar la efectividad y eficiencia de los servicios administrativos de una organización y ella es la de ORGANIZACIÓN y MÉTODOS.

Tipos de Manuales.

· Manual de Organización
Describe la Organización Formal de la Empresa consignando:
o Misiones: enunciación sintética del objetivo que persigue el área de la Organización.
o Funciones Básicas
o Autoridad: Quienes dependen de el y él que quien depende
o Responsabilidad
o Características
o y Especificaciones de la Posición.

Los manuales tienen por objeto el decirle a cada jefe por escrito lo que se espera de él, en materia de funciones, tareas, responsabilidades, autoridad, comunicaciones, e interrelaciones dentro y fuera de la empresa.
Los manuales deben distribuirse completos a todos lo jefes, ya que sirven a las comunicaciones entre todos y cada uno de los jefes.

Ejemplo:
Manual de Organización para la posición: Gerente de Administración y Finanzas.

Misión:
o Formular políticas y planes referidos a la estructura y acción administrativa de la Empresa.
o Desarrollar e implementar mecanismos de control sobre actividades de la Empresa.
o Elaborar y analizar información contable para evaluar los resultados operativos de la Empresa.

Funciones:
o Custodiar el patrimonio de la empresa, a través de la registración correcta y en tiempo de transacciones que afecten el activo y pasivo, conforme a exigencias legales.
o Mantener adecuados registros de los inventarios en cuanto a existencias y su valorización, conforme a métodos y usuales y reconocidos.
o Proteger a la empresa en lo referente al manejo del flujo de fondos y mantener el equilibrio financiero.
o Vigilar el cumplimiento de obligaciones de terceros hacia la empresa y de la empresa hacia terceros.
o Vigilar el cumplimiento de las normas y procedimientos vigentes en la organización.
o Velar por la adecuada registración de los costos de producción, administración u de comercialización.
o Asegurar que a través de la información que surja de los estados contables y financieros puedan decidirse acciones correctivas.
Autoridad:
Ejerce supervisión directa sobre el Jefe del Departamento de Contaduría General y sobre el Jefe del Departamento de Tesorería General, e indirectamente sobre los Jefes de las Secciones de: Teneduría de Libros, Caja y Bancos, Cuentas Corrientes a Cobrar y a Pagar, Costos, Contabilidad Presupuestaria, Activos Fijos, Contabilidad de Depósitos, Liquidación de Sueldos y Jornales, Impuestos y Seguros.

Características de la Posición:
o Información que se Emite:
Estados Contables periódicos y de Fin de Ejercicio (Balance General), Conciliación de Ingresos y Egresos de Fondos. Resúmenes de Cuenta de Clientes y de Proveedores, Liquidación y declaraciones juradas de Impuestos y de Cargas Sociales, ………………………
o Información que se Recibe:
Facturas de Proveedores de Bienes y Servicios, Resumen de horas trabajadas, Ordenes de Compra emitidas, Partes de Recepción de Materias Primas y Materiales, Presupuestos tentativos formulados por otros sectores, Resumen de Cuentas Bancarias, …………….
o Información que se Registra:
Asientos y minutas contables, Imputaciones Contables, Registros de Ley (libros rubricados), Subdiarios Auxiliares, Registros de Activo Fijo (Bienes de Uso),…………….
Especificaciones de la posición:
o Titulo Profesional:
Contador Público o Licenciado en Administración, con capacidad adicional en impuestos, procesamiento de datos, seguros, administración financiera.
o Aptitudes Personales:
Organizador y Metódico, Voluntad de Análisis, Responsabilidad en el Control.
Fecha de Aprobación, de Vigencia y de Revisión.

· Manual de Procedimientos.
Describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos.
La estructura de un Manual de Procedimientos debe contemplar:
o Carátula de Presentación: indicando Tema, Nº de Procedimiento, Vigencia, Áreas afectadas y Analista Actuante.
o Objetivos y Alcance
o Instrucciones acerca de codificaciones utilizadas o de la forma de actualización.
o Cursogramas o diagramas de Procedimiento, Circuito o Flujograma: representación gráfica que describe en forma clara y lógica los sistemas administrativos. Se utilizan columnas para representar las áreas involucradas (IRAM: 34503) , Grupos de Símbolos para la representación gráfica (IRAM 34501).
o Descripción de los Procedimientos.
o Formularios: Modelos e instructivos sobre su contenido.
o Glosario
o Índice Temático.
o Fecha de Emisión, Vigencia, Reemplazo y Revisión.

· Manual del Empleado.
Contiene los objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, situación en el mercado, planes de incentivación, programación de la carrera, derechos y obligaciones, etc.
Su contenido debe responder a la siguiente estructura:
o Institucional:
Datos de la Empresa
Rubro.
Ámbito de Actividad.
Objetivos.
Organización.
Nombre Directivos.
Sucursales.
Cantidad de Empleados.
Equipamiento.
o Personal:
Desarrollo de la Carrera.
Incentivos
Convenio Colectivo.
Caja a la que Aporta
Obra Social.
Beneficios.
Derechos.
Obligaciones.

· Manual del Puesto de Trabajo.
Describe en forma pormenorizada la intervención que le corresponde a la posición en cada uno de los procedimientos en los que le toca intervenir. El Cómo, el Porqué y el Para Qué.
Su contenido debe responder a la siguiente estructura:
o Objetivos.
o Funciones del Sector.
o Descripción de Procedimientos.
o Tareas a realizar.
o Instrucciones.
o Responsabilidad.

El Benchmarking

Es un proceso continuo de medir productos, servicios y prácticas contra competidores más duros o aquellas compañías reconocidas como líderes en la industria.